Perché si dovrebbero evitare le chiamate vocali nel 2021

Pensionati gli SMS grazie, o a causa, delle varie applicazioni di messaggistica via IP (WhatsApp e Telegram per citarne alcune tra le più importanti) l’evoluzione della comunicazione digitale continua e nel 2021 c’è chi dice che l'”etichetta” prevederà sempre meno chiamate vocali soprattutto su sistemi di messaggistica a favore dei messaggi di testo.

Ma quali sono i motivi alla base di questa direzione?

1 – impegno della persona

La chiamata vocale in generale occupa gli interlocutori in modo sincrono: se si chiama qualcuno quella persona deve essere libera per noi e dedicarci attenzione ma l’interlocutore potrebbe essere impegnato in attività delicate ed essere con altri. Con il messaggio asincrono la persona desiderata potrà dedicarci attenzione nel momento di sua disponibilità, ad esempio in un break di una lunga riunione o di un altro impegno. La chiamata (sincrona) – la telefonata – dovrebbe essere quindi utilizzata solo per le emergenze.

2 – qualità della connessione

La chiamata vocale sui sistemi di messaggistica come WhatsApp prevede che la persona che la riceve abbia una buona copertura dati (condizione non sempre scontata). Se la chiamata è ricevuta in un ascensore, in una sala riunioni o in una zona con scarsa copertura, sarà più il tempo che i due interlocutori passeranno a dirsi “mi senti?” “ora?” “posso parlare?” con un messaggio il destinatario riceverà subito il contenuto e potrà, in caso, decidere di spostarsi per effettuare la chiamata se ritenuta importante.

3 – il lavoro multitasking

Con la telefonata non è possibile (o è molto complesso) fare più cose contemporaneamente pena l’errore. Con i messaggi testuali si può lavorare al PC ad esempio e quando possibile leggere i messaggi che tra l’altro possono essere anche di supporto all’attività che si sta svolgendo, si può ad esempio copiare ed incollare parti di testo provenienti proprio dai messaggi ricevuti sul PC stesso (utilizzando soluzioni come WhatsApp Web).

4 – la formalità “vocale” e la praticità “testuale”

Al telefono, anche se si ha confidenza con l’interlocutore, si perde in genere molto tempo nei convenevoli iniziali / finali: “come stai?”, “a lavoro/casa tutto bene?”, “il tempo li da te?”, “ci teniamo in contatto”, “aggiornami”, ecc… attraverso il messaggio testuale si è più diretti, si tagliano tutte le inutili formalità (soprattutto se si è in ambito business) e si velocizza il processo di comunicazione.

5 – il messaggio “testuale” è un appunto pre lavorato, una cortesia, che prepariamo per il nostro interlocutore ed è indice di rispetto

Chiamare qualcuno per chiedergli un aiuto, un consiglio, un supporto è una scortesia perché obblighiamo il nostro interlocutore a fermarsi (qualsiasi cosa stia facendo), a prendere carta e penna o un supporto digitale per raccogliere appunti per noi. Mandare un messaggio è una accortezza! Scriverlo aiuta l’autore stesso a sintetizzare e semplificare i concetti (a voce ci sarebbero voluti “mille” giri di parole perché il pensiero non era ancora stato semplificato) e aiuta chi lo riceve ad avere un appunto pronto all’uso su cui darci un contributo. Il destinatario a cui chiediamo supporto poi potrà chiamarci per chiederci dettagli ma avrà già uno schema “scritto” e uno spunto su cui porre domande mirate nell’interesse di tutti.

E allora quando chiamare?

La telefonata rimane importante per stabilire una connessione soprattutto quando non vi è particolare confidenza tra gli interlocutori o in casi delicati in cui c’è necessità di un confronto ma in generale, in team di lavoro consolidati, tra persone che si vedono e si sentono spesso, la chiamata telefonica è sempre da evitare per evitare di rubare prezioso tempo all’interlocutore soprattutto se si tratta di comunicazioni operative.

La chiamata telefonica andrebbe comunque sempre concordata perché richiede un impegno di più persone e va trattata al pari di una visita in casa/ufficio: va anticipata e deve essere accettata preventivamente da entrambi.

E i messaggi vocali?

Rappresentano una vera perdita di tempo per chi li riceve – il male assoluto, andrebbero evitati in ambito business perché contengono tutti i difetti della chiamata vocale: convenevoli, richiedono che la persona si metta ad ascoltare l’audio quando si è impegnati in altro, bisogna ascoltare il tutto (2/3/5 minuti) per arrivare al dunque che poteva essere sintetizzato in 2 righe, ecc…

I messaggi vocali possono essere sostituiti con la dettatura che è un buon compromesso: chi invia ha la comodità di poter dettare il messaggio (perché magari impossibilitato a digitare) ma chi riceve può disporre sul proprio device di un testo scritto da gestire nelle modalità più consone.

C’è poi l’amico / il collega che chiama per la cosiddetta “chiacchierata” per raccontarti la sua vicenda personale o per chiederti un consiglio lavorativo a te che sei l’esperto. Il consiglio è quello di essere chiari e di dare disponibilità per questa tipologia di chiamate solo in certi orari del giorno (pausa pranzo o la sera dopo il lavoro).

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