Perché è inutile sollecitare chi utilizza il “Getting Things Done” (GTD) di David Allen
Siamo tutti abituati a interagire con colleghi e amici, chiedendo informazioni o gentilezze, solo per trovarci spesso nel vuoto della non-risposta. Questa frustrazione è particolarmente accentuata quando si tratta di questioni cruciali o richieste di cortesia quotidiana.
Questa mancanza di reattività si presenta anche in altre situazioni, come quando si cerca informazioni da un politico locale su una specifica delibera o atto ad esempio. La risposta del tipo “ti farò sapere” diventa una promessa vaga e spesso non seguita da una risposta concreta. Questo comportamento può generare frustrazione e ostacolare la comunicazione efficace.
E’ rassicurante sapere che esistono individui che adottano il Metodo di Gestione delle Attività (GTD), rendendo superfluo il bisogno di richiamare costantemente l’attenzione su questioni pendenti.
Il GTD, ideato da David Allen, è un metodo organizzativo progettato per affrontare le sfide quotidiane in modo strutturato. Chi segue con successo questo approccio è in grado di mantenere il controllo delle proprie responsabilità e rispondere prontamente alle richieste, evitando il fastidio delle risposte tardive.
In un mondo in cui la gestione del tempo è cruciale, il GTD emerge come una soluzione che consente alle persone di essere più efficienti e reattive nelle loro attività quotidiane. Invece di dover costantemente sollecitare risposte, il GTD offre un approccio proattivo che promuove una comunicazione più fluida e una gestione più efficace delle responsabilità.
Mentre la mancanza di risposte tempestive può essere una fonte di fastidio nelle interazioni quotidiane, è importante riconoscere l’esistenza di metodologie come il GTD che migliorano notevolmente la capacità delle persone di rispondere prontamente alle richieste. Integrare tali metodi nella nostra routine può portare a una comunicazione più efficiente e a una gestione più efficace del tempo.
In sostanza, GTD e molti altri metodi simili prevedono di seguire questi passaggi:
- Cattura: Registra tutte le attività, gli impegni e le idee in un’unica lista o sistema, come un’applicazione To-Do, un blocco note o un’applicazione di gestione delle attività.
- Elabora: Periodicamente, esamina gli elementi nella lista e assegnagli priorità. Puoi suddividerli in compiti più piccoli, delegarli o definirne le scadenze.
- Organizza: Organizza gli elementi in categorie o progetti. Questo passaggio aiuta a mantenere la chiarezza e la coerenza nella gestione delle attività.
- Rivedi: Rivedi regolarmente la lista per assicurarti di non tralasciare nulla. Questo può avvenire giornalmente, settimanalmente o con una frequenza che funzioni meglio per te.
- Esegui: Inizia ad eseguire i compiti secondo le priorità assegnate.
Questo metodo è progettato per aiutare le persone a organizzare e gestire le proprie attività in modo più efficace, riducendo lo stress e migliorando la produttività.
Come funziona in concreto?
Basta avere un “luogo” dove annotare tutti gli elementi catturati, come un’agenda o un file. Si consiglia qualcosa di facilmente accessibile in qualsiasi momento, poiché è proprio durante i tempi “morti” che si riesce a gestire le “pendenze”. Periodicamente, è necessario controllare questa lista e svolgere o programmare le attività. È importante avere un calendario, preferibilmente elettronico, che avvisi delle scadenze.